新しく防災担当になった時、
「緊急連絡網は誰を載せればいいのか」
「電話番号を並べるだけでいいのか」
「LINEやメールも入れるべきか」
「夜間や休日の連絡体制はどう決めればいいのか」
と迷う人は少なくありません。
結論から言えば、新規採用の緊急連絡網づくりで最も大切なのは、“連絡先一覧を作ること”ではなく、“災害時に誰が誰へ、どの順番で、どの手段で連絡するか”を決めることです。
内閣府の事業継続ガイドラインは、緊急時の体制として、関係者の役割・責任、指揮命令系統、代行者・代行順位を定める必要があるとしています。
また、過去の事業継続ガイドラインでも、緊急時の連絡網を作成し、複数の連絡手段を確保しておくことが示されています。
防災士として率直に言えば、新人が緊急連絡網で一番失敗しやすいのは、
名簿を作って終わること
です。
元消防職員として現場や災害対応を経験して強く感じるのは、災害時に本当に困るのは「連絡先がないこと」より、
誰が最初に連絡し、誰が代行し、どの手段に切り替えるかが決まっていないこと
です。
だから緊急連絡網は、電話帳ではなく、初動の行動表として作る方が現実的です。
■① 最初に決めるべきは「何のための連絡網か」
緊急連絡網を作る時に、最初に整理したいのは
目的
です。
たとえば、
・安否確認のため
・参集指示のため
・対策本部立ち上げのため
・施設被害の報告のため
・取引先や関係機関への通知のため
では、必要な相手も順番も変わります。
内閣府の事業継続ガイドラインは、緊急時の対応手順の中で、参集対象者、参集基準、参集場所、被害状況確認手順、顧客・従業員の安全確保などを定めることを求めています。
つまり、連絡網は目的別に考えた方が実務的です。
防災士として言えば、新人のうちは
一枚で全部をカバーしようとしない
方がいいです。
まずは
「安否確認用」
「初動招集用」
のように分けて考えると整理しやすいです。
■② 次に決めるべきは「連絡の順番」
緊急連絡網で大事なのは、連絡先そのものより
順番
です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、緊急時の体制として、関係者の役割・責任や指揮命令系統を明確に定めることを示しています。
つまり、
・誰が最初に情報を受けるか
・誰が指示を出すか
・誰が現場へ伝えるか
が見える形にする必要があります。
実務的には、次の流れが分かりやすいです。
・第1報受信者
・責任者
・各担当班長
・各班メンバー
・関係機関、委託先、取引先
防災士として率直に言えば、災害時に止まりやすいのは
誰に先に上げるか分からない時
です。
だから新人の連絡網づくりでは、
名前を並べること
より
順番を矢印で見える化すること
の方が大切です。
■③ 必ず入れるべきは「代行者」と「代行順位」
ここはかなり重要です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、重要な役割を担う者が死傷したり連絡不能になったりする場合に備え、権限委譲や代行者、代行順位を定める必要があるとしています。
つまり緊急連絡網には、
・本担当
・第1代行
・第2代行
まで入れた方が実務的です。
たとえば、
・防災責任者が不在
・管理職が出張中
・夜間で担当者が連絡不能
ということは普通に起こります。
防災士として言えば、災害時は
予定通りの人がそろわない前提
で考えた方がいいです。
元消防職員としても、現場で本当に強い体制は、
「担当者がいる時の連絡網」
ではなく、
担当者がいない時でも回る連絡網
です。
■④ 連絡手段は「電話だけ」にしない
過去の事業継続ガイドラインは、緊急時の連絡網を作成し、複数の連絡手段を確保しておくことを示しています。
これは今でもかなり重要です。
つまり、
・携帯電話
・固定電話
・メール
・社内チャット
・安否確認システム
など、複数手段を持つ方が実務的です。
防災士として率直に言えば、災害時は
一つの手段がそのまま使えない
ことがあります。
元消防職員としても、電話だけに頼ると混雑や停電で止まりやすいです。
だから新人が連絡網を作る時は、
主手段
と
代替手段
をセットで書く方が現実的です。
■⑤ 連絡先は「人」だけでなく「組織」も入れる
新人が見落としやすいのがここです。
緊急連絡網には、職員や社員の個人連絡先だけでなく、
・ビル管理会社
・設備保守会社
・警備会社
・電気、通信、給水関係
・自治体、消防、関係行政
・重要取引先
なども必要です。
過去の事業継続ガイドラインでも、顧客、取引先、関連先、行政などの連絡先一覧を作成することが示されています。
防災士として言えば、災害時に困るのは内部連絡だけではありません。
元消防職員としても、復旧や初動対応では
外部の連絡先がすぐ出るか
で大きく差が出ます。
■⑥ 連絡網は「紙」と「データ」の両方を持つ
ここもかなり実務的です。
災害時は、
・停電
・通信障害
・端末故障
などが起こることがあります。
だから緊急連絡網は、共有フォルダだけに置くのでは弱いです。
過去の事業継続ガイドラインでは、マニュアルは幹部の自宅にも配布することが示されています。
これは連絡情報も同じ考え方で、必要な人がオフラインでも確認できる形にしておく方が強いです。
防災士として率直に言えば、連絡網は
保存場所
も重要です。
新人のうちは、
・紙版
・共有フォルダ版
・携帯確認用の簡易版
くらいまで用意できるとかなり実務的です。
■⑦ 個人情報は「最小限」「管理方法込み」で考える
緊急連絡網には個人情報が入ります。
だから、何でも載せればよいわけではありません。
実務的には、
・業務用携帯があるか
・私用番号が必要か
・閲覧できる人は誰か
・更新担当は誰か
を決めた方が安全です。
防災士として言えば、緊急連絡網は
作ること
だけでなく
管理すること
まで含めて考えた方がいいです。
新人のうちは、情報量を増やすより、
必要最小限で確実に使えること
を優先した方が現実的です。
■⑧ 最初の1枚はこの形で十分
新人が最初に作る緊急連絡網なら、次の形でかなり実務的です。
・役割
・氏名
・第1連絡先
・第2連絡先
・連絡手段（電話、メール、チャット等）
・代行者
・備考（夜間連絡、休日可否など）
さらに上部に、
・発動基準
・連絡開始者
・報告先
・次の更新日
を書いておくとかなり使いやすいです。
防災士として率直に言えば、新人の最初の連絡網は
見た目の立派さ
より
災害時にそのまま使えること
が大切です。
■⑨ まとめ
新規採用の緊急連絡網づくりで最も大切なのは、“連絡先一覧を作ること”ではなく、“誰が誰へ、どの順番で、どの手段で連絡するか”を決めることです。
内閣府の事業継続ガイドラインは、緊急時の体制として、役割・責任、指揮命令系統、代行者・代行順位を明確にする必要があるとしています。
また、過去の事業継続ガイドラインでも、緊急時の連絡網を作成し、複数の連絡手段を確保しておくことが示されています。 oai_citation:1‡防災ポータル
防災士として強く言えるのは、緊急連絡網で一番大切なのは
連絡先の数
ではなく、
初動で止まらない順番
だということです。
迷ったら、
・目的を分ける
・順番を決める
・代行者を入れる
・複数手段を持つ
この4つから作るのが一番現実的です。
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