消防団運営で、
今もっとも負担になっているのが「連絡」です。
・電話がつながらない
・紙の回覧が遅れる
・同じ説明を何度もする
これを解決する手段として、
LINEやホームページ（HP）の活用があります。
ただし、やり方を間違えると
逆に混乱します。
■① LINEは「即時連絡」に限定する
LINEの最大の強みはスピードです。
・訓練の集合変更
・急な出動可否確認
・災害時の簡易安否確認
ここに用途を絞ります。
日常的な長文連絡や議論は、
LINEには向きません。
■② 既読＝同意にしない
現場でよく起きる失敗が、
「既読が付いたから伝わった」
という判断です。
既読は
読んだ可能性がある
だけで、理解・同意ではありません。
重要事項は、
・期限
・対応要否
を明記する必要があります。
■③ LINEで“指示”を出さない
災害対応や訓練で、
・細かい指示
・役割変更
をLINEで出すと混乱します。
LINEはあくまで、
「集合」「連絡」「確認」
まで。
指揮命令は
必ず現地で一本化します。
■④ HPは「固定情報の置き場」にする
HPは即時性ではなく、
・団の方針
・年間予定
・入団案内
・活動実績
など、
変わらない情報を載せる場所です。
何度も説明しなくて済むのが最大の利点です。
■⑤ 新入団員ほどHPが効く
新しく入った団員は、
・何をする団なのか
・どんな雰囲気か
が分からず不安です。
HPに、
・活動写真
・役割説明
・よくある質問
があるだけで、
心理的ハードルが大きく下がります。
■⑥ LINEとHPを混ぜない
失敗例で多いのが、
・LINEに重要資料を流す
・HP更新をLINEで毎回催促
という運用です。
役割分担は明確にします。
・LINE＝今すぐ
・HP＝いつでも確認
この整理が重要です。
■⑦ 情報発信は「減らす」ために使う
IT化の目的は、
・連絡を増やすこと
ではなく
・連絡を減らすこと
です。
「これを見てください」で済む状態を作ると、
幹部も団員も楽になります。
■⑧ 現場経験から見た注意点
災害時、通信は必ず不安定になります。
・LINEが使えない
・ネットが落ちる
ことを前提に、
・最終判断は現地
・紙・口頭の代替手段
を残しておく必要があります。
■⑨ 結論：便利さより設計が重要
LINEもHPも、
使えば楽になる魔法ではありません。
・用途を決める
・線引きをする
・過信しない
この設計ができて初めて、
消防団運営の負担は軽くなります。
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