新年度に防災担当になって、
「BCPを作ってと言われたが、何から書けばいいのか分からない」
「前年度の資料はあるけど、このまま直していいのか迷う」
「そもそも新人がBCPを一から作れるのか不安」
と感じる人は少なくありません。
結論から言えば、新年度の新人がBCPを作る時に最も大切なのは、“完璧な計画書を最初から作ること”ではなく、“止めてはいけない業務・止まる原因・代わりの手段・連絡体制”を先に小さく整理することです。
内閣府の事業継続ガイドラインは、BCPを含む事業継続マネジメントの目的・必要性・実施方法・策定方法を示しています。中小企業庁のBCP策定運用指針も、事業を理解する→準備・事前対策→BCPを策定→定着→テスト・見直しという流れを示しています。 oai_citation:1‡防災ポータル
防災士として率直に言えば、新人がBCP作りで一番失敗しやすいのは、
様式を埋めることが目的になって、実際に止められない業務の整理が後回しになること
です。
元消防職員として現場や被災地派遣、LO対応を経験して強く感じるのは、災害時に本当に役立つのは分厚い計画書より、
「最初の数時間、何を守るかが決まっていること」
です。
だから新人のBCPは、まず小さくても機能する形から作る方が現実的です。
■① まず最初に決めるべきは「何を止めてはいけないか」
BCP作りで最初にやるべきことは、
優先業務の整理
です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、事業継続の取組を通じて、非常時でも重要な業務を継続・早期復旧できるようにする考え方を示しています。つまりBCPは、全業務を守る計画ではなく、優先すべき業務を守る計画です。 oai_citation:2‡防災ポータル
たとえば、
・安否確認
・重要顧客対応
・最低限の窓口業務
・重要設備の維持
・情報発信
のように、まず3〜5個に絞ると進めやすいです。
防災士として言えば、新人のうちは
「全部守る」
ではなく、
絶対止められない業務を言える状態
を作る方が先です。
■② 次に見るべきは「何で止まるか」
優先業務が決まったら、次にやるのは
中断要因の洗い出し
です。
内閣府のガイドラインは、事業の中断をもたらす可能性がある、さまざまな発生事象を想定してBCPを考えることを前提にしています。 oai_citation:3‡防災ポータル
たとえば、
・停電
・通信断
・職員参集不能
・庁舎や事務所の被災
・サーバ停止
・取引先停止
などです。
防災士として率直に言えば、新人がBCPで外しやすいのは、
災害名だけ書いて、止まる理由を書かないこと
です。
元消防職員としても、現場で本当に困るのは「地震」そのものより、
停電した、連絡できない、人が来ない
といった具体的な停止要因です。
■③ その次に決めるべきは「代わりにどう回すか」
BCPは、優先業務と中断要因を書いただけでは足りません。
次に必要なのは、
代替手段
です。
中小企業庁のBCP策定運用指針は、BCP策定前後の流れの中で、事前対策の検討と継続的運用を重視しています。 oai_citation:4‡中小企業庁
たとえば、
・紙で受ける
・別拠点へ切り替える
・クラウドへ切り替える
・代替連絡手段を使う
・重要業務だけ縮小継続する
といった方法です。
防災士として言えば、新人のBCP作りで一番現実的なのは、
完全復旧の方法
ではなく、
最低限で回す方法
を書くことです。
元消防職員としても、災害時は100点を目指すより、30点でも回る仕組みの方が強いです。
■④ 連絡体制は「名前」より「順番」で作る
BCPでかなり重要なのが、
連絡体制
です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、事業継続の取組において運用体制や組織内の仕組みが重要であることを示しています。 oai_citation:5‡防災ポータル
新人が作る時は、
・誰が最初に報告するか
・誰が最終判断するか
・不在時の代行順位
・夜間休日の連絡先
を整理するのが実務的です。
防災士として率直に言えば、BCPで止まりやすいのは「情報がない時」より、
誰に上げるか決まっていない時
です。
だから連絡体制は、一覧表を作るだけでなく、
順番
まで書く方が強いです。
■⑤ 新人のBCPは「1枚版」から始めてもいい
ここはかなり大事です。
新人が最初から分厚い正式版を作ろうとすると、止まりやすいです。
中小企業庁のBCP策定運用指針も、入門から上級まで段階的な取組を想定しています。 oai_citation:6‡中小企業庁
だから新人の最初のBCPは、
1枚版
でも十分価値があります。
最低限、次の5項目があればかなり使えます。
・優先業務
・中断要因
・代替手段
・連絡体制
・初動の役割分担
防災士として言えば、最初のBCPは
立派さ
より
使えること
が大事です。
■⑥ 作ったら必ず「テスト前提」で考える
BCPは作って終わりではありません。
中小企業庁のBCP策定運用指針は、テスト、維持・更新までを一連の流れとして示しています。 oai_citation:7‡中小企業庁
つまり、
・机上で確認する
・関係者で読み合わせる
・連絡網を回してみる
・簡単な訓練をしてみる
といった確認が必要です。
防災士として率直に言えば、BCPで本当に差がつくのは、
書き方
ではなく
試したかどうか
です。
元消防職員としても、現場で強い計画は、実際に一度でも回してみた計画です。
■⑦ 新人が一人で抱え込まない方がいい部分
BCP作りは、防災担当だけで完結しない方がいいです。
特に、
・情報システム部門
・総務
・人事
・現場責任者
・経営層
には確認が必要です。
内閣府のガイドラインは、企業・組織全体としての事業継続能力向上を目指しており、部門横断的な取組の重要性が読み取れます。 oai_citation:8‡防災ポータル
防災士として言えば、新人のBCP作りで危ないのは、
自分だけで正解を作ろうとすること
です。
元消防職員としても、災害対応は単独で回りません。
BCPも同じです。
■⑧ 新年度の新人が最初の1週間でやるならここまでで十分
新人が最初の1週間で目指すラインは、次の5点で十分です。
・優先業務を3〜5個挙げる
・主な中断要因を書く
・代替手段を一つずつ考える
・連絡体制の順番を整理する
・関係者にたたき台を見せる
防災士として率直に言えば、ここまでできればかなり前進です。
完璧な完成版より、
修正できるたたき台
の方が価値があります。
■⑨ まとめ
新年度の新人がBCPを作る時に最も大切なのは、“完璧な計画書を最初から作ること”ではなく、“優先業務・中断要因・代替手段・連絡体制”を先に小さく整理することです。
内閣府の事業継続ガイドラインは、BCPを含む事業継続マネジメントの目的・必要性・策定方法を示しており、中小企業庁のBCP策定運用指針も、事業理解→準備・事前対策→策定→定着→テスト・見直しの流れを示しています。 oai_citation:9‡防災ポータル
防災士として強く言えるのは、新人のBCP作りで一番大切なのは
上手に書くこと
ではなく、
災害時に何を守るかを決めること
だということです。
迷ったら、
・優先業務
・中断要因
・代替手段
・連絡体制
この4つから作るのが一番現実的です。
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