避難所が混乱する大きな原因は、「誰がいるのか分からない」「人数が変わっているのに追えない」ことです。
人の出入りが把握できないと、物資が足りない、要配慮者が見えない、安否確認が滞る。結果としてトラブルが増えます。
被災地派遣の現場でも、避難者の入退所を追えない避難所ほど、配布や情報共有が遅れ、職員も避難者も疲弊していく状況を見ました。
その混乱を減らす手段の一つが、避難所入退所管理アプリです。この記事では、避難所運営を安定させるための考え方として整理します。
■① 避難所入退所管理アプリとは何か
避難所入退所管理アプリは、避難所に「いつ・誰が・何人で」入ったか、いつ退所したかを記録し、避難者情報を更新しながら共有できる仕組みです。
・入所登録（氏名、世帯人数、連絡先など）
・退所処理（退所先、連絡先更新）
・要配慮事項の記録（医療、介助、乳幼児など）
・人数集計（現在人数、世帯数）
・名簿の出力・共有（紙への転記や引き継ぎ）
狙いは、避難所の“今の状態”を見える形にして、支援のズレを減らすことです。
■② なぜ必要か｜人数が分からないと支援が全部ズレる
避難所で最初に起きるズレは、人数のズレです。
・物資が不足する
・トイレや水の必要量が読めない
・要配慮者支援の優先順位が付けられない
・家族からの問い合わせ対応が増える
入退所が追えるだけで、物資・衛生・情報の設計が現実に近づきます。
避難所の安定は、人数把握から始まります。
■③ 現場で回すコツ｜完璧より“最低限で早く”
災害直後に入力項目を増やしすぎると、受付が止まります。
最初は最低限で十分です。
・氏名
・世帯人数
・連絡先（本人または家族）
・避難元（地区だけでも）
・要配慮事項（該当の有無だけでも）
詳細は落ち着いてから追記すれば良いです。
運用の強さは、項目の少なさで決まる場面が多いです。
■④ 役割分担が重要｜入力担当を決めないと崩れる
避難所では、誰かが受付をやり続けるのは難しいです。
次の役割が決まっているほど、システムは生きます。
・受付（入所登録）
・更新（退所・移動・連絡先変更）
・集計（定時で人数報告）
・引き継ぎ（交代時の申し送り）
被災地派遣の現場でも、担当が曖昧な避難所ほど「名簿が途中で止まる」ことが多く、結局紙に戻って混乱が増える流れを見ました。
■⑤ 停電・通信障害が前提｜アプリ単独に依存しない
災害時は、停電・通信障害が当たり前に起きます。
だから運用は、最初から二重化が必要です。
・紙の受付票を併用する
・後でまとめて入力できる設計にする
・定時集計は紙でも出せるようにする
・スマホの充電手段（モバイルバッテリー等）を確保する
アプリは便利ですが、使えない時間帯を想定しないと現場が止まります。
■⑥ 個人情報の扱い｜見える化と保護のバランス
避難者名簿は、支援に必要な一方で個人情報です。
特に避難所では、次のトラブルが起きやすいです。
・名簿が誰でも見える場所に貼られる
・DV等の事情がある人が特定される
・連絡先が拡散する
運用では、名簿の閲覧権限と掲示の範囲を決め、必要最小限にすることが重要です。
支援のための情報と、公開して良い情報を分けて扱います。
■⑦ 被災地派遣で見たリアル｜名簿が整う避難所ほど荒れにくい
被災地派遣の現場で感じたのは、入退所管理が回っている避難所ほど荒れにくいということです。
・配布が公平になり不満が減る
・要配慮者の見落としが減る
・問い合わせ対応が減り職員が疲れにくい
・「次に何をすべきか」が整理される
避難所の秩序は、設備より情報整理で守れる場面が多いです。
■⑧ 今日からできる最小行動（住民側）
・避難先が変わったら必ず受付に伝える
・家族の連絡先を紙でも持つ
・要配慮事項（持病・介助・薬）を一言で伝えられるようにする
・世帯人数と氏名をすぐ書けるメモを用意する
・スマホが使えない前提で、紙の控えを持つ
■まとめ｜入退所管理は“避難所を安定させる装置”、二重化と最小項目が鍵
避難所入退所管理アプリは、避難所の「今の人数」と「要配慮者の状況」を更新し続けることで、物資配布・衛生設計・安否確認のズレを減らす仕組みです。
ただし災害直後は完璧を狙わず、最低限の項目で早く回し、落ち着いてから追記する段階設計が現実的です。
停電・通信障害は前提なので、紙との併用や後入力などの二重化が必須です。役割分担と引き継ぎが決まっているほど、運用は崩れません。
結論：
避難所入退所管理は「最低限で早く回し、更新し続ける」ほど支援のズレが減り、避難所は荒れにくくなる。
防災士として被災地派遣で見てきた実感として、避難所の疲弊は設備不足より“把握できていない不安”から増えます。入退所管理が回るだけで、避難所は確実に落ち着きます。
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