新しく防災担当になった時、
「前任者から何を引き継げばいいのか」
「資料は多いが、どれが重要なのか分からない」
「マニュアルだけ読めば足りるのか」
と迷う人は少なくありません。
結論から言えば、新人防災の引き継ぎで最も大切なのは、“資料を全部受け取ること”ではなく、“災害時に止まると困る情報を先に押さえること”です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、事業継続には運用体制、重要業務、連絡先情報、教育・訓練、点検、継続的改善が必要だと示しています。
また、内閣府の「大規模災害発生時における地方公共団体の業務継続の手引き」でも、災害時に優先的に実施すべき業務、必要資源、代替手段を平時から整理しておく重要性が示されています。 (bousai.go.jp) (bousai.go.jp)
元消防職員として率直に言えば、新人の引き継ぎで一番失敗しやすいのは、
資料の量に安心して、実際に動く時に必要な情報が頭に入っていないこと
です。
東日本大震災当時に東京で被災し、その後の被災地派遣やLO対応でも強く感じたのは、災害時に本当に大切なのは、きれいに整理されたファイルより、
今すぐ開ける情報
です。
だから引き継ぎは、資料の受領より、優先順位の確認として進める方が現実的です。
■① 最初に引き継ぐべきは「誰が何を決めるか」
新人防災の引き継ぎで最優先に押さえたいのは、
指揮命令系統
です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、緊急時の体制として、関係者の役割・責任、指揮命令系統、代行者・代行順位を定める必要があるとしています。
つまり引き継ぎでは、まず
・災害時の責任者
・代行順位
・夜間休日の連絡先
・判断を仰ぐ順番
を確認するのが実務的です。 (bousai.go.jp)
防災士として言えば、引き継ぎで一番先に知るべきなのは、
資料の場所
より
誰に確認するか
です。
ここが曖昧だと、災害時に止まりやすいです。
■② 次に押さえるのは「非常時優先業務」
内閣府の業務継続手引きは、災害時にすべての通常業務を同時に行うことは難しいため、非常時優先業務を整理する必要があると示しています。
つまり引き継ぎで重要なのは、
・何を止めてはいけないか
・どの業務を先に再開するか
を知ることです。 (bousai.go.jp)
たとえば、
・安否確認
・対策本部機能
・外部連絡
・重要窓口機能
・重要設備維持
などです。
元消防職員として率直に言えば、新人のうちは
全部分かること
より
止められない仕事が何か言えること
の方が大事です。
■③ 「連絡網」と「関係先一覧」は必ず確認する
引き継ぎでかなり重要なのが、
緊急連絡網
と
外部関係先一覧
です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、事業継続のために連絡先情報の保持、情報発信手段の確保が必要だとしています。
だから新人は、
・職員連絡網
・設備業者
・保守会社
・自治体
・上位機関
・重要取引先
を最初に確認した方がいいです。 (bousai.go.jp)
防災士として言えば、引き継ぎで本当に役立つのは、
誰へ電話するかが分かること
です。
元消防職員としても、初動ではここがかなり効きます。
■④ 「マニュアルの場所」より「どこを見るか」を知る
新人はマニュアルを受け取ると安心しがちです。
でも大切なのは、
どの章を最初に見るか
です。
内閣府のガイドラインでも、BCPやマニュアルは運用体制、重要業務、事前対策、訓練・見直しまで含めて維持する必要があるとしています。
新人の引き継ぎでは、まず
・初動対応
・連絡体制
・避難
・優先業務
の章を確認する方が現実的です。 (bousai.go.jp)
防災士として言えば、マニュアルは
全部読む
より
最初に開くページを知る
方が強いです。
■⑤ 備蓄・設備・点検記録は「最新かどうか」を見る
引き継ぎ資料の中で見落としやすいのが、
古い情報
です。
だから新人は、
・備蓄一覧の更新日
・点検記録の最新日
・設備不良の有無
・未改修事項
を確認した方がいいです。
消防庁の自主チェックリストでも、点検日、不備事項、改修状況まで確認する考え方が示されています。
つまり引き継ぎでは、資料の有無だけでなく、
まだ生きている情報か
を見る必要があります。 (fdma.go.jp)
防災士として率直に言えば、引き継ぎで怖いのは
古い資料を正しいと思い込むこと
です。
■⑥ 被災地経験から見ても「前任者の苦労した点」は価値が高い
被災地派遣やLO対応で強く感じたのは、
マニュアルに書いていないことほど現場で詰まりやすいということです。
だから引き継ぎでは、
・前回訓練で困ったこと
・点検で詰まりやすいこと
・関係先との連携で注意点
・毎年遅れやすい業務
を聞いておく価値があります。
元消防職員として率直に言えば、引き継ぎで一番ありがたいのは、
前任者の失敗談
です。
そこに実務の地雷が詰まっています。
■⑦ 新人が最初に作るべき「引き継ぎメモ」
新人が最初に作るなら、次の1枚メモでかなり十分です。
・責任者と代行順位
・非常時優先業務
・緊急連絡先
・重要マニュアルの場所
・備蓄と設備の注意点
・今月やること
・未確認事項
防災士として言えば、引き継ぎは
完璧に覚えること
より
探さなくていい状態を作ること
が大事です。
■⑧ まとめ
新人防災の引き継ぎで最も大切なのは、“資料を全部受け取ること”ではなく、“災害時に止まると困る情報を先に押さえること”です。
内閣府の事業継続ガイドラインは、事業継続には運用体制、重要業務、連絡先情報、教育・訓練、点検、継続的改善が必要だと示しています。
また、内閣府の「大規模災害発生時における地方公共団体の業務継続の手引き」でも、災害時に優先的に実施すべき業務、必要資源、代替手段を平時から整理しておく重要性が示されています。 (bousai.go.jp) (bousai.go.jp)
元消防職員として強く言えるのは、新人の引き継ぎで一番大切なのは
資料の多さ
ではなく、
災害時にすぐ使える情報を先に握ること
だということです。
迷ったら、
・指揮命令系統
・非常時優先業務
・連絡網
・重要マニュアル
この4つから押さえるのが一番現実的です。
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